Предоставление обязательного экземпляра документов предусмотрено Федеральным законом от 29 декабря 1994 г. N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (далее — Закон). Федеральный закон устанавливает виды обязательного экземпляра документов, категории их производителей и получателей, сроки и порядок доставки обязательного экземпляра документов, ответственность за их нарушение.

Ст.1 Закона закрепляет основные понятия. В том числе:

• обязательный экземпляр документов (далее — обязательный экземпляр) — экземпляры различных видов тиражированных документов, подлежащие безвозмездной передаче производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных настоящим Федеральным законом;
• производитель документов — юридическое лицо независимо от его организационно-правовой формы и формы собственности или физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, осуществляющие подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра (издатель, редакция средства массовой информации, производитель фонограммы, производитель аудиовизуальной продукции, организация по производству телерадиопродукции и телерадиовещательная организация, организации, осуществляющие научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы, и иные лица, осуществляющие подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра);

ВНИМАНИЕ! По смыслу Закона ТИПОГРАФИЯ не является производителем документов!

Статья 5. В состав обязательного экземпляра входят следующие виды документов

• печатные издания (текстовые, нотные, картографические, изоиздания) — издания, прошедшие редакционно-издательскую обработку, полиграфически самостоятельно оформленные, имеющие выходные сведения;
• издания для слепых и слабовидящих — издания, изготовляемые рельефно-точечным шрифтом по системе Брайля, рельефно-графические издания, «говорящие книги», крупношрифтовые издания для слабовидящих, электронные издания для слепых (адаптированные издания для чтения людьми с нарушенным зрением при помощи брайлевского дисплея и синтезатора речи);
• официальные документы — документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер;
• аудиовизуальная продукция — кино-, видео-, фоно-, фотопродукция и ее комбинации, созданные и воспроизведенные на любых видах носителей;
• электронные издания — документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме и которые прошли редакционно-издательскую обработку, имеют выходные сведения, тиражируются и распространяются на машиночитаемых носителях;
• неопубликованные документы — документы, содержащие результаты научно-исследовательской, опытно-конструкторской и технологической работы (диссертации, отчеты о научно-исследовательских, об опытно-конструкторских и о технологических работах, депонированные научные работы, алгоритмы и программы);
• патентные документы — описания к патентам и заявкам на объекты промышленной собственности;
• программы для электронных вычислительных машин и базы данных на материальном носителе;
• стандарты;
• комбинированные документы — совокупность документов, выполненных на различных носителях (печатных, аудиовизуальных, электронных).

Органы государственной власти субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления могут определять с учетом своих потребностей виды документов, входящих в состав обязательного экземпляра субъекта Российской Федерации и обязательного экземпляра муниципального образования.

Статья 7. Доставка обязательного экземпляра печатных изданий

1. Производители документов доставляют через полиграфические организации в федеральный орган исполнительной власти в сфере печати, средств массовой информации и массовых коммуникаций по одному обязательному федеральному экземпляру всех видов печатных изданий в день выхода в свет первой партии тиража.
2. Производители документов в целях последующего распределения изданий между крупнейшими библиотечно-информационными организациями доставляют через полиграфические организации в день выхода в свет первой партии тиража печатных изданий в Российскую книжную палату:

• 16 обязательных экземпляров книг и брошюр, журналов и продолжающихся изданий на русском языке;
• 7 обязательных экземпляров изоизданий, нотных изданий, географических карт и атласов на русском языке;
• 9 обязательных экземпляров центральных газет и газет субъектов Российской Федерации на русском языке;
• 3 обязательных экземпляра многотиражных газет муниципальных образований и рекламных изданий на русском языке;
• 4 обязательных экземпляра книг и брошюр, журналов и продолжающихся изданий, изоизданий, географических карт и атласов на языках народов Российской Федерации (за исключением русского) и на иностранных языках;
• 3 обязательных экземпляра газет на языках народов Российской Федерации (за исключением русского) и иностранных языках;
• 4 обязательных экземпляра текстовых листовых изданий;
• 9 обязательных экземпляров авторефератов диссертаций и диссертаций в виде научных докладов;
• 10 обязательных экземпляров стандартов.

3. Производители документов доставляют через полиграфические организации по три обязательных экземпляра субъекта Российской Федерации всех видов печатных изданий в соответствующие книжные палаты и (или) библиотеки субъектов Российской Федерации в день выхода в свет первой партии тиража.
4. Производители документов доставляют через полиграфические организации по два обязательных экземпляра муниципального образования всех видов печатных изданий в соответствующие библиотеки муниципальных образований в день выхода в свет первой партии тиража.

Типография обязана предоставлять обязательные экземпляры газет, предусмотренных Законом Республики Карелия от 05.05.1997 г. №185-ЗРК «Об обязательном бесплатном экземпляре документов Республики Карелия» в Книжную палату Национальной библиотеки Республики Карелия в количестве трех экземпляров.

ВНИМАНИЕ! Обязанность по доставке обязательных экземпляров возложена на ПРОИЗВОДИТЕЛЕЙ документов!

Ст. 23 Закона определяет субъектов, на которых возлагается ответственность за нарушение порядка доставки обязательного экземпляра.
Статья 23. Ответственность за нарушение порядка доставки обязательного экземпляра
За недоставку, несвоевременную и неполную доставку обязательного экземпляра производители документов несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации об административных правонарушениях.

Ст.13.23 КоАП: Нарушение порядка представления обязательного экземпляра документов, письменных уведомлений, уставов и договоров
Нарушение установленного законом порядка представления обязательного экземпляра документов, письменных уведомлений, уставов редакций или заменяющих их договоров, а равно порядка хранения материалов теле- и радиопередач — влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от двухсот до пятисот рублей; на должностных лиц — от одной тысячи до двух тысяч рублей; на юридических лиц — от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей.

ВНИМАНИЕ! Ответственность за доставку обязательного экземпляра несут производители документов! ТИПОГРАФИЯ, не являясь производителем документов, не несет административную ответственность за нарушение порядка доставки обязательного экземпляра!

Вместе с этим, транспортную доставку должно выполнять полиграфическое предприятие. То есть, стороны должны прийти к соглашению о порядке, сроках, адресах и стоимости доставки обязательных экземпляров (зафиксировать эти условия в договоре). Цена на продукцию должна предусматривать и оплату услуг по транспортной доставке обязательных экземпляров. В этом случае типография в рамках договора будет нести гражданско-правовую ответственность перед заказчиком за надлежащее исполнение договорных обязательств по доставке обязательного экземпляра.